紙の手帳(アナログ)から完全デジタルへの移行方法

紙の手帳(アナログ)から完全デジタルへの移行方法

今回は手帳関連第二弾。以前手帳の話題として、「紙がいいのか、デジタルがいいのか」を書きました。

2年前公開した時点での自分の考えとしてはアナログ派(紙派)。

理由はまだまだアプリが未成熟、直接書き込める利便性、1ページの視認性などでした。

実は今改めて完全デジタルへの移行を進めていて、今日その過程について触れてみます。

なぜ再度完全デジタルへの移行を考えているか?

きっかけは間違いなくコロナです。

2020年コロナウイルスの拡大により、僕らの営業は対面からデジタルツールへと移行を進めています。

今までは出先でもすぐに書き込めるアナログ手帳が便利でしたが、

今はほぼPCの前で作業する事が多くなり、デジタルへ移行できるのではと考え始めたのがきっかけでした。

まだ道半ばですが、現時点でのデジタル化について書いていこうと思います。

iPad×Apple Pencilの組み合わせが完全デジタル化を可能に

まず結論からいうと、この2つを導入した事でほぼデジタル化ができております。

この「iPad×Apple Pencil」の組み合わせでできること(=メリット)は以下の通り。

メリット

・手書きができるようになった→かなり実際の紙に近い感覚

・個人のカレンダーと仕事のカレンダーを一つのアプリでまとめて管理できる

・記載内容を「検索」ウインドウから探す事ができる

他にも上がればキリがないのですが、手書きの感覚が正直想像以上でした。

ペン先の太さなど変えれば、ありとあらゆるニーズに対応しそうです。マーカーなどもあり。

数年前からこれらのことはできるようになっていたと思います。

いやはやきちんと勉強しないといけませんね。

できないこと、デメリット部分は以下の通りです。

 

デメリット

・初期投資が高い。iPad×Apple Pencilの購入費用が高い。

・電池問題。とっさの時に充電がないと起動すらできない。

デジタルデバイスの宿命ですが、高価であることと電池問題は同様です。

まずiPad×Apple Pencilの購入で、おおよそ10万円程度の購入費用が発生します。

僕はiPad Pro&Apple pencilの組み合わせで、初期投資10万超えです。

電池問題に関しては、こまめに充電する必要があり忘れた翌日は心許ない残電池数になっているかと思います…

(ただ手帳用途だけであれば、数日間充電しなくても特に問題がないレベルです)

 

※iPadとApple pencilの組み合わせに関しては以下のApple社のサイトを参照ください。

外部リンク:apple社サイト

予定表として使う

まず大事なのはスケジュール管理です。

自分はPlanner for iPadというアプリを使っています。

注:無料アプリですがiPadのみの対応です。

 

Planner for iPad

Planner for iPad

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このアプリはiOSのカレンダーと同期が可能です。

僕は個人の予定などはgoogleカレンダーを用いていますが、

googleカレンダーはiOSカレンダーと同期ができるので、

結果googleカレンダーに打ち込んだ内容は全てこのアプリで表示されます。

(何が言いたいかというと、とにかくgoogleカレンダーと同期が可能)

 

どんなアプリなのかな、という方はこちらの方のnoteを参照ください。

よくまとまっていて見やすいです。

【無料】Googleカレンダー上に書き込めるアプリ「Planner for iPad」でデジタル手帳を作ろう!(記入例あり)

動画派の方はこちらをどうぞ。

※自分の手帳は個人情報だらけで、モザイク処理等したら何にも見えなくなったので、

既に公開されている方の紹介記事or動画に頼ることにします。申し訳ありません…

 

余談:縦バーチカルがあった!という喜び

以前の記事でも書きましたが、個人的には一週間の縦バーチカルが欲しいのです。

このアプリは縦バーチカル表記ができるので、それだけで助かっております。

 

Outlookの予定表をgoogleカレンダーに同期させるには

ほとんどの企業がOutlook使っていると思います。

会社のセキュリティ上、他のカレンダーとの相互同期が難しいんですよね。(Googleカレンダー等)

加えて個人の予定表のカレンダーには仕事の内容は入れたくないところ。

ということで、ちょっとだけ手間ですが一手間加えてgoogleカレンダーに予定を入れてみましょう。

OutlookのカレンダーをGoogleカレンダーにエクスポートする方法

Microsoftの公式ページにやり方が書いてあります。まずは以下の作業を。

外部リンク:Outlook の予定表を Google カレンダーにエクスポートする

 

僕は仕事の予定をひたすら更新する→思い立った時にこの作業を実施、という流れですが、

「毎週月曜日AMに実施する」など決めて習慣化してしまえば良いと思います。

いちいちPC開いてこの作業するのが手間、という人はgoogleカレンダーだけでも更新すれば、

少なくともiPadの予定表は更新されますので問題ないと思います。

 

余談:会社によっては相互同期できる術があるかもしれない。

Outlookに入力した内容がgoogleカレンダーに同期されて、それがアプリに反映される。

これが理想的なのですが、弊社のIT部に確認したところそれができないセキュリティ設計らしいので、

やむなく上記のように一手間加えています。

ただ企業によっては特に問題ないとしている企業もあるかもしれないので、

一度IT部の方に聞いてみてもいいかもしれませんね。もっと使いやすくなると思います。

 

個人の予定、家族の予定もひとまとめに

「今日〇〇の予定って言ったでしょ!」と言われる事ないですか…

予定表共有のアプリも入れているのですが、仕事の予定ならいざしらず、

正直毎日見ないと申しますか…当日いきなり予定追加されましても…という思いで…

 

 

ただこのPlannerは家族の予定も同期するので、

都合自分のアプリの画面には、

・個人の予定表(個人Googleアカウント、Googleカレンダー)

・嫁さんの予定表(嫁さんのGoogleアカウント、Googleカレンダー)

・Todoistの予定表(タスク管理アプリ、詳細はこちら

・仕事の予定表(エクスポート→Googleカレンダー同期)

上記4つの予定表がひとまとめになっています。

見にくい場合はアプリ上で表示するカレンダーが選べるので、

嫁さんの予定表「だけ」表示することなども容易です。

「あぁ、今日トイレットペーパー買って帰るのか」なんて重要任務もこれで見逃しません。

 

普段とるメモやノートなどもデジタル化

どうせなら普段持ち歩いているノートもまとめてしまおうということで、

ノートアプリを購入して使用しています。

 

GoodNotes 5

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このアプリでできることですが、紙のノートでできることは大体できます。

マーカーの色も多数、筆圧を変えて線に強弱をつけるのもOK(筆ペンや万年筆など)、

加えて書いた文字をデジタル化してくれたり、

ノートの中に書いた文字を検索してくれたり、

デジタルならではの素晴らしい機能がついています。

 

新時代の勉強方法はデジタルノート

色々みていくうちに、最近の学生は紙のノートよりもデジタルノート率が高いという事がわかりました。

普段の勉強にもめちゃくちゃ応用できるのです。

可能性を感じたきっかけは「だすまん先生」のツイッターです。

 

実際の活用方法についてのインタビューの記事です。

外部リンク:勉強効率2倍UP!? ScanSnapアンバサダー「だすまんさん」が実践するデジタルをフル活用した超・高効率の画期的勉強法とは

ここまで使いこなせたらすごいですよね。

だすまん先生はいわゆる「ガチ勢」かもしれませんが、ほとんどの大学生がこれに近いと考えると、

便利なツールは触れておいて損はないと思います。

特に今の大学はオンライン講義も多く「画面左半分で講義視聴&右半分でノートを取る」

と言ったような使い方が「一般的」になりつつあるようです。

今後共に働く同僚は、デジタルネイティブ世代なのです。(置いていかれないようにしないと…)

 

「積読」になりがちな論文もgoodnotesでまとめてしまおう

僕らに身近な例としては論文読むときなんかにも使えるかもしれませんね。

PDFをgoodnotesで開くだけで、

マーカー引いたり、気になる部分書き込めたり、図表を切り取ったりできます。

この辺りのやり方は以下のnoteをどうぞ。

【GoodNotes 5】PDFドキュメントの読み込み方法【テキスト検索も可能】

「デジタルツールにメモを取る」を堂々とできる

今までデジタル派の人も、先生と面会する際は仕方なく紙のノートという人もいたと思います。

Apple Pencilは各作業を行うので、いわゆる「ポチポチ入力」がないところも魅力的です。

流石に面会中にいきなりPC開いてタイピングし始めたら抵抗ありますが、

作業としてはメモを取る動きなので、不快な気分にさせないのではないでしょうか。

実際に先生の目の前でメモを取ってみて、ほとんどの先生は興味持って聞いてきます。

(少し説明して実際に書いてもらうと、より感激するようですね)

 

まとめ(仮)

・予定表はほぼ完全デジタルに移行できつつある。Outlookの共有だけが一手間。

・普段のメモや学習にも使用できて便利。検索機能を使いこなすと世界が広がる。

現時点での状況共有としてまとめておきます。

新しいアプリとか、新たな予定表の共有方法などがわかれば更新していきます。

僕はこれらのツールを完全に使いこなしているわけではないので、

もっと良いやり方があれば、どんどんコメントお待ちしております!

 

以前の記事はこちら

【MR活動に役立つ】紙の手帳とデジタルはどちらがいいのか?