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【MR活動に役立つ】紙の手帳とデジタルはどちらがいいのか？

【MR活動に役立つ】紙の手帳とデジタルはどちらがいいのか？

今日は手帳の話を。

オフィスで紙の手帳派とデジタルのスケジューラー派で意見が分かれました。

どちらもメリットがあると思いますが、

MRの仕事にはどちらが使いやすいのか？

僕は新しいもの好きで、手帳とかアプリのスケジュールなどいろいろ試しました。

結果、紙の手帳をメインに使うというところで落ち着いています。

具体的には

・アポイントを取る職種は絶対縦バーチカルがおすすめ

・「タスク」を予定に組み込んでしまう

・チームメンバーの共有はデジタルツールで

このあたりに触れながら書いていきたいと思います。

 

目次

アポイント時間を俯瞰して確認するには紙手帳

これだけのために紙の手帳にしてるところありますね。

手帳って本当に色々な様式があると思います。

見開きでその週のアポイント（打診時間も含む）を確認できるのは、

縦型バーチカルが優れていると思います。

MRの仕事ってアポイントを取って活動することも多いです。

複数の医師に、それぞれ違う時間帯でアポイント打診すると、

ダブルブッキングを避けるために自分がどの時間空いているのか？

これを常に確認しないといけません。

僕の手帳を公開してみます。

※写真切れてしまってすみません。左から11/27(月)〜30(木),12/1(金),2(土),3(日)という感じです。

ちなみに使っている手帳は「ジブン手帳」です。

色々試した結果、この手帳のバーチカルが一番使いやすいです。

施設名、医師名等は架空物のですが、

実際のある一週間のページをそのまま転帰しています。

（使っていなかったページなので、少し古い日付です）

 

アポイントの打診時間は緑色→確定したら【】で囲んで固定。

ちなみにこのペンはフリクションを使っていますので、

確定した日付、時間以外は消せるようになっています。

例えばA先生のアポイントが29日水曜日12:00からになったら、

1日金曜日の矢印は消してしまえば空き時間です。

他の色は普通のボールペンですが、

黒が仕事、青がプライベート、赤が大事なもの、といった感じです。

 

※手帳サイズはBiz miniです。フリクションは0.38mmのペンを使っています。カバーは「ジブン手帳　革カバー」等で検索するとたくさん出てきますよ！

 

ここで大事なのは、パッと見たときに自分のスケジュールが把握できること。

例えば時間のかかりそうな資料作成の仕事が入ったとき、

30日木曜日なら時間取れそうだな、とわかるこの感覚です。

アポイントを複数打診すると、もう自分の予定わからなくなりますよね。

このバーチカル手帳なら、一目で空き時間がわかるメリットがあります。

後は自己啓発などの時間も書き込んでしまうことです。

書いてしまえば自分の中で予定になるので、

必ず実行しようという意識が出てくるはずです。

もしできなくても、書いてあれば必ず目に入ります。

「昨日できなかったな…今日はきちんと勉強するか」

と思うだけで効果ありますよ！

これらの予定はOutlookなどのスケジューラーで管理していたこともあるのですが、

立ち上げなければいけない時間と、医師の目の前でも予定調整ができるという点から、

この紙の手帳を僕はオススメしています。

 

To.Do.リストに書くだけじゃダメ！スケジュールまで落とし込む

タスク管理はTodoistというアプリがオススメです。

【MR活動に役立つ】TodoistがMR活動をサポート

アプリでタスク管理を行うメリットはいつでもどこでもすぐに入力できること。

アポ前に思いついたらさっと入力、

メールそのものをクリック一つで入力、

気軽で便利だし、タスク管理は紙の手帳いらないのでは？ってなりますよね。

手帳に書き込むのは、「このタスクをいつやるか？」という部分です。

例えば「会議資料作成」といったタスクを思いついたときにアプリに入力して、

後日いつでも良いので（もちろん期限までにですが）手帳開いて時間を確保してしまいます。

写真の例だと27日月曜日の9:00-10:30ぐらいで確保してますね。

院内で「抗がん剤の併用療法についてこんな資料無いか？」と質問を受けたとします。

廊下に立ちながらでもその場でTodoistに入力、アラート、ラベルなど入力しておいて、

手帳を広げられるときに、スケジュールに組み込みます。

30日木曜日の9:00-10:00で調べよう、なんて感じで書き込みます。

二度手間なのでその場で手帳に書いたら？という意見もあるかもしれませんが、

個人的にはタスクに優先順位付ける関係で、この「一回持ち帰り」を実践しています。

とりあえず入れておく箱がTodoistというアプリで、

実際にいつやるかというスケジュールに落とすのが手帳、と役割分担です。

 

デジタルも活用しよう。他者との予定共有はデジタルで

といっても一人だけで仕事をしているわけでは無いので、

他者とのスケジュール共有って必要ですよね。

僕の会社ではメールソフトにoutlookを使っているので、

共有すべき予定はどんどんinvitationかけて共有します。

（上司同行や本社スタッフ同行など）

こういった点はデジタルツールが圧倒的ですね。

 

紙の簡便性とデジタルの情報量が融合できるか？

ただ僕はデジタル否定派ではなくて、

この紙の簡便な部分と、デジタルの共有や情報量などを

併せ持つものがあれば最強だなと思っています。

デジタルであれば過去記載した内容などもすぐに振り返ることができますよね。

（バックアップをこまめにとる必要はあると思いますが）

後はスマホ等で見ている場合、この縦型バーチカルのアプリ等があまりないのと、

画面が小さくて一週間見ることができないとかあって使いにくい印象です。

iPadとか少し画面大きいものあればいいかもしれませんが…

持ち歩くのも手間かなと感じてしまいます。

参考までに、ケースケの手帳を公開してみました。

他のMRの人がどんなツールで予定を管理しているかも聞いてみたいですね。